Loviisan kaupunki ja Blue Service Partners Oy/Siivoussopimus
Kilpailutuksen lähtökohta Loviisan kaupunki on aiemmin tuottanut koulujensa siivouspalvelut itse. Vuonna 2007 päätettiin kilpailuttaa suomalaisen koulukeskuksen siivouspalvelut. Yksikkö oli riittävän suuri: siivottavaa pinta-alaa oli 10.000 neliötä, jotta tarjouksen tekeminen kiinnostaisi myös alan suuria yrityksiä. Oman siivoojakunnan piirissä tapahtuneiden eläköitymisten vuoksi tilanne kilpailutukselle oli otollinen. Myös kaupungin päättäjien piirissä esiintyi paineita kilpailuttamiseen, joskin luonnollisesti myös vastusta. Kaupungilla ei ollut runsaasti kokemusta varsinkaan näin suuren kokonaisuuden kilpailuttamisesta ja niin päädyttiin ostamaan hankintapuolen asiantuntemusta kilpailutusta varten.. Tarjouspyyntö ja sopimus Kaupunki teki erittäin perusteellisen tarjouspyynnön. Haluttiin varmistaa, että sopimuskumppani pystyy toteuttamaan halutun laatutason tehtävän sopimuksen puitteissa. Tavoitteena oli, ettei siivouksen laatutaso laske. Kaupunki valitsi kolmesta tarjouksen tekijästä Blue Service Partnersin ja solmi elokuussa 2007 kaksivuotisen sopimuksen, johon sisältyi 2 vuoden optio. Valinnan ratkaisi hinta. Laadun painottamiseen ei ollut tarvetta, koska sen taso oli tarkoin määritelty jo tarjouspyynnössä. Yhteistyö Hyvän sopimuksen ja laatukuvauksen ansiosta yhteistyö lähti hyvin käyntiin. Myös BSP oli omalta osaltaan valmistautunut hyvin. ” Olimme käyneet asiakkuudenhallintaohjelmamme mukaisesti huolelliset sopimusneuvottelut. Lisäksi panostimme etukäteisinformaatioon ja tapasimme keskeisiä vaikuttajia”, toimitusjohtaja Tuula Lasander toteaa.. Sopimuksessa on maininta laadun seurannasta, mutta se ei edellytä mitään ylimääräistä BSP:ltä, jolla on oma laatujärjestelmänsä. Kerran kuukaudessa tehdään kaupungin oman siivoustyöjohdon kanssa laatukierrokset, jolloin tarkistetaan, että laatu on sovitun mukainen. BSP tekee vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyn sekä opettajien että oppilaiden parissa. Tyytyväisyys palveluun Tilapalvelupäällikkö Antti Kinnusen mukaan sekä tilaaja että loppukäyttäjät ovat olleet erittäin tyytyväisiä BSP:n laatuun ja yhteistyöhön. ”Pienimmätkin reklamaatiot on hoidettu välittömästi ja siivouksen laatu on itse asiassa parantunut. Lisäksi olemme saaneet BSP:n toimintatavoista hyvää oppia myös omalle siivousorganisaatiollemme.” Tyytyväisyyttä osoittaa sekin, että kaupunki on käyttänyt optiotaan laajentaa sopimuksen sisältöä. Vuonna 2008 sopimukseen sisällytettiin myös ruotsinkielisen yläasteen siivouspalvelut, mikä lisäsi siivottavaa pinta-alaa 3000 neliöllä. Lisäksi vuonna 2009 kaupunki jatkoi sopimusta vuodella. Taloudellinen hyöty Sopimus on tuonut merkittävää taloudellista hyötyä Loviisan kaupungille. BSP:n tuottamat siivouspalvelut ovat maksaneet n. 25% vähemmän, kuin mitä siivouksen tuottaminen omana palveluna olisi maksanut. Rahana säästö merkitsee 60.000 euroa vuodessa. Myös BSP:ssä ollaan tyytyväisiä. Sopimus on täyttänyt kannattavuusvaatimukset. Onnistunut yhteistyö edellyttää Kinnusen mielestä hyvin hoidettua kilpailuprosessia ja aukotonta tarjouspyyntöä. Lisäksi tarvitaan molemmin puolin halua tehdä yhteistyötä. Myös käyttäjiä on riittävästi informoitava etukäteen. ”Hyvässä ilmapiirissä yhteistyö sujuu hyvin”, Kinnunen kiteyttää.
